procurement-30312014

A.    PROCUREMENT

Secara harfiah ‘Procurement' - diambil dari kata ‘Procure' dalam bahasa Inggris yang berarti mendapatkan atau memperoleh - berarti tindakan untuk mendapatkan atau memperoleh. Sedangkan ‘Procurement Method' didefinisikan sebagai suatu metode atau tindakan untuk mendapatkan atau memperoleh suatu bangunan atau produk konstruksi.

Dalam banyak bidang ‘Procurement' diartikan sebagai ‘bagian pembelian'. Namun dalam kesempatan ini atau menurut terminologi Quantity Surveying, ‘Procurement Method' di definisikan atau diartikan seperti tersebut di atas.

Di banyak perusahaan atau institusi ‘Departemen Procurement' bertugas untuk mengadakan semua fasilitas yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut dari mulai kertas sampai kepada bangunan. Dalam kaitannya dengan pengadaan tersebut maka akan terjadi suatu interaksi antara permintaan dan pemenuhan permintaan tersebut. Dalam membuat suatu permintaan tentunya ada suatu standar-standar atas permintaan tersebut, baik yang berkaitan dengan volume, harga maupun kualitas. Untuk memenuhi permintaan dan standar tersebut, juga diperlukan suatu cara atau metode tentang bagaimana cara memenuhi permintaan tersebut. Metode tersebut harus dapat menjadi jalan terbaik dan dapat memenuhi semua persyaratan yang diminta dalam rangka pemenuhan permintaan tersebut.

Di dunia konstruksi ‘Procurement Method' diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan suatu bangunan atau produk konstruksi sesuai dengan persyaratan yang dikeluarkan oleh Pemberi Tugas dan diwujudkan oleh Kontraktor dengan bantuan para Konsultan dengan menggunakan suatu sistim pengelolaan proyek tertentu yang disepakati semua pihak (Pemberi Tugas, Konsultan dan Kontraktor).

Membangun suatu proyek atau konstruksi akan melibatkan banyak pihak, baik yang bertindak sebagai Pemilik atau Pemberi Tugas, Perencana, Pelaksana dan Pengguna atau Pembeli produk konstruksi tersebut. Masing-masing pihak tersebut kemudian akan berinteraksi satu sama lain, sesuai perannya masing-masing sambil terus menjaga kepentingannya. Untuk melaksanakan peran masing-masing maka diperlukan suatu sistim atau cara pengelolaan yang dapat mengakomodir dan mengatur fungsi dan tugas masing-masing pihak.

Dari sudut pandang pengelolaan proyek, ‘Procurement Method' diartikan sebagai suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan proses total atau integral dalam mewujudkan suatu proyek Pemberi Tugas, mulai dari tahap awal kebutuhan tersebut tercetus. Sesuai dengan definisi tersebut metodeProcurement ini akan melibatkan beberapa aspek pekerjaan mulai dari manajemen, perencanaan, lelang sampai cara pengelolaan proyek. ‘Procurement Method' akan melibatkan aspek-aspek berikut:-

1. Sistim pelelangan

2. Manajemen proyek

3. Jenis atau sifat kontrak

4. Tipe syarat kontrak

Pemilihan suatu sistim procuement sangat dipengaruhi oleh kriteria atau persyaratan Pemberi Tugas. Pemberi Tugas harus memberikan penjelasan atau menekankan kriteria atau persyaratan apa diantara waktu, kualitas dan biayayang menjadi prioritasnya. Dari kriteria tersebutlah pemilihan sistim procurementdapat ditentukan atau dipilih

Pembelian/Pengadaan/Procument adalah sebuah proses bisnis. Ini bukanlah sekedar transaksi yang dicatat, tapi didalamnya terdiri dari beberapa langkah. Langkah yang umum dalam Procurement adalah:

1. Purchase Requisition
2. Purchase Order
3. Goods Receipt
4. Return to Supplier
5. Invoicing
6. Payment

Umumnya banyak dari perusahaan, yang berangkat dari usaha kecil, melakukan semua hal diatas melalui mekanisme manual atau tidak ada sama sekali. Maksudnya adalah pembelian adalah proses pencatatan hutang kemudian penerimaan barang dan pembayaran saja. Dengan seiring berkembangkan usaha, hal tersebut tidak bisa dilakukan secara manual lagi. Hal ini diakarenakan volume pembelian yang meningkat dan biasanya mulai melibatkan banyak orang yang bisa memutuskan untuk melakukan pembelian. Mulailah muncul kebutuhan untuk men-sistem-kan dalam bentuk prosedur. Prosedur pada kenyataannya juga belum cukup karena prosedur tetap mengandalkan manusia dalam melakukan prosesnya. Untuk itu maka dibutuhkan sebuah aplikasi untuk menjalankan kesemua proses diatas. Aplikasi/software yang menangani masalah Procurement ini umumnya terintegrasi dengan sistem accounting, karena pencatatan proses dalam procurement adalah bentuk pengakuan transaksi di sistem/accounting.

Untuk mendapatkan solusi atau aplikasi yang bisa menangani proses procurement seperti diatas, tidaklah diperlukan sebuah software yang besar seperti sebuah Enterprise Resouce Planning/ERP (SAP, Oracle, Axapta, Protean, dll). Solusi dari software local yang sudah dipakai oleh banyak perusahan, dalam hal ini Accurate, sudah memiliki hal tersebut diatas. Yang dibutuhkan adalah Consultant yang bisa membimbing Perusahan Anda dalam meng-implementasi sistem procurement yang sesuai dengan kebutuhan.

B.     TUJUAN PROCUREMENT

Tujuan Procurement adalah utk memastikan agar proses pengadaan berjalan dgn lancar shg produk dan jasa yg dibutuhkan bisa didapat di saat yg tepat, dalam jumlah yg tepat, dgn kualitas yg tepat dan dgn harga yg tepat.

Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut utk sejalan dgn company strategy dan business plan perusahaan, utk memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yg ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu pemahaman thd konsep strategi harus dimiliki oleh Procurement Department.

Utk bisa menyediakan produk atau jasa yg dibutuhkan secara tepat, Procurement Department juga dituntut utk mampu mencari supplier, menilai kemampuan supplier, memilih supplier berdasarkan kriteria tertentu dan mengontrol kinerja supplier. Keseluruhan aktivitas mencari, menilai & memilih supplier biasa dikenal dgn proses kualifikasi supplier, yaitu sebuah proses yg harus dilakukan utk mendapatkan supplier yg memenuhi standar.

Dalam kesehariannya, Procurement Department harus menilai kinerja supplier secara teratur dan konsisten. Kinerja supplier yg tidak memenuhi standar akan mempengaruhi kinerja perusahaan, yg efek langsungnya mempengaruhi tingkat efisiensi, kualitas produk, kelancaran produksi, menurunkan service level dan mengurangi keuntungan.

Utk bisa mengembangkan supplier, procurement department tidak cukup utk hanya bisa mengenali dan menilai supplier di awal proses kualifikasi, tetap juga harus terus mengawasi performance supplier, memberikan masukan utk perbaikan dan menindaklanjuti semua usulan perbaikan yg telah diberikan. Sistem scoring/grading, sertifikasi, insentif dan penalti adalah beberapa alat yg biasa digunakan dalam kegiatan mengembangkan supplier.

Proses selanjutnya adalah membuat supplier menjadi bagian yg tak terpisahkan dari proses pertumbuhan bisnis perusahaan. Hal ini harus dilakukan, karena pertumbuhan bisnis perusahaan sukar utk dicapai tanpa diimbangi oleh peningkatan kemampuan supplier. Secara ekstrim bisa dikatakan bahwa peningkatan pertumbuhan perusahaan dibatasi oleh kemampuan supplier yg mendukungnya.

Kerja sama antara Procurement Department dan supplier mutlak harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration & partnership yg mengindikasikan jenis kerja sama yg bisa dilakukan antara perusahaan dgn supplier-suppliernya, yg lebih dari sekedar berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier ke perusahaan. Keberhasilan Procurement Department bisa dinilai dari berapa banyak supplier yg loyal dan memberikan yg terbaik kepada perusahaan.

Berikut ini adalah poin-poin penting dalam fungsi Procurement:
1. Procurement Strategy

1.     Business Strategy

2.     Analytical Tools

2. Supplier Qualification Process

1.     Supplier Selection

2.     Supplier Appraisal

3.     Supplier Rating & Measuring

4.     Supplier Certification

3. Supplier Development & Maintenance

1.     Supplier Total Quality Performance

2.     Relationship Management

4. Negotiation & Contract Development

5. Evaluation

REFERENCE :

http://ptjsa.wordpress.com/2013/05/05/purchase-order-system-tanpa-perlu-membayar-erp-software/

http://iqsi.org/index.php?option=com_content&view=article&id=79:pengenalan-procurement-method&catid=48:jurnal-iqsi&Itemid=64