A.
PROCUREMENT
Secara harfiah ‘Procurement' -
diambil dari kata ‘Procure' dalam bahasa Inggris yang berarti
mendapatkan atau memperoleh - berarti tindakan untuk mendapatkan atau
memperoleh. Sedangkan ‘Procurement Method' didefinisikan sebagai suatu
metode atau tindakan untuk mendapatkan atau memperoleh suatu bangunan atau
produk konstruksi.
Dalam banyak bidang ‘Procurement'
diartikan sebagai ‘bagian pembelian'. Namun dalam kesempatan ini atau menurut
terminologi Quantity Surveying, ‘Procurement Method' di
definisikan atau diartikan seperti tersebut di atas.
Di banyak perusahaan atau institusi
‘Departemen Procurement' bertugas untuk mengadakan semua fasilitas
yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut dari mulai kertas sampai kepada
bangunan. Dalam kaitannya dengan pengadaan tersebut maka akan terjadi suatu
interaksi antara permintaan dan pemenuhan permintaan tersebut. Dalam membuat
suatu permintaan tentunya ada suatu standar-standar atas permintaan tersebut,
baik yang berkaitan dengan volume, harga maupun kualitas. Untuk memenuhi
permintaan dan standar tersebut, juga diperlukan suatu cara atau metode tentang
bagaimana cara memenuhi permintaan tersebut. Metode tersebut harus dapat
menjadi jalan terbaik dan dapat memenuhi semua persyaratan yang diminta dalam
rangka pemenuhan permintaan tersebut.
Di dunia konstruksi ‘Procurement
Method' diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan suatu bangunan
atau produk konstruksi sesuai dengan persyaratan yang dikeluarkan oleh Pemberi
Tugas dan diwujudkan oleh Kontraktor dengan bantuan para Konsultan dengan
menggunakan suatu sistim pengelolaan proyek tertentu yang disepakati semua
pihak (Pemberi Tugas, Konsultan dan Kontraktor).
Membangun suatu proyek atau konstruksi akan
melibatkan banyak pihak, baik yang bertindak sebagai Pemilik atau Pemberi
Tugas, Perencana, Pelaksana dan Pengguna atau Pembeli produk konstruksi
tersebut. Masing-masing pihak tersebut kemudian akan berinteraksi satu sama
lain, sesuai perannya masing-masing sambil terus menjaga kepentingannya. Untuk
melaksanakan peran masing-masing maka diperlukan suatu sistim atau cara
pengelolaan yang dapat mengakomodir dan mengatur fungsi dan tugas masing-masing
pihak.
Dari sudut pandang pengelolaan proyek, ‘Procurement
Method' diartikan sebagai suatu metode yang digunakan untuk
menggambarkan proses total atau integral dalam mewujudkan suatu proyek Pemberi
Tugas, mulai dari tahap awal kebutuhan tersebut tercetus. Sesuai dengan
definisi tersebut metodeProcurement ini akan melibatkan beberapa
aspek pekerjaan mulai dari manajemen, perencanaan, lelang sampai cara
pengelolaan proyek. ‘Procurement Method' akan melibatkan
aspek-aspek berikut:-
1. Sistim pelelangan
2. Manajemen proyek
3. Jenis atau sifat kontrak
4. Tipe syarat kontrak
Pemilihan suatu sistim procuement sangat
dipengaruhi oleh kriteria atau persyaratan Pemberi Tugas. Pemberi Tugas harus
memberikan penjelasan atau menekankan kriteria atau persyaratan apa diantara waktu, kualitas dan biayayang
menjadi prioritasnya. Dari kriteria tersebutlah pemilihan sistim procurementdapat
ditentukan atau dipilih
Pembelian/Pengadaan/Procument
adalah sebuah proses bisnis. Ini bukanlah sekedar transaksi yang dicatat, tapi
didalamnya terdiri dari beberapa langkah. Langkah yang umum dalam Procurement
adalah:
- Purchase Requisition
- Purchase Order
- Goods Receipt
- Return to Supplier
- Invoicing
- Payment
Umumnya
banyak dari perusahaan, yang berangkat dari usaha kecil, melakukan semua hal
diatas melalui mekanisme manual atau tidak ada sama sekali. Maksudnya adalah
pembelian adalah proses pencatatan hutang kemudian penerimaan barang dan
pembayaran saja. Dengan seiring berkembangkan usaha, hal tersebut tidak bisa
dilakukan secara manual lagi. Hal ini diakarenakan volume pembelian yang
meningkat dan biasanya mulai melibatkan banyak orang yang bisa memutuskan untuk
melakukan pembelian. Mulailah muncul kebutuhan untuk men-sistem-kan dalam
bentuk prosedur. Prosedur pada kenyataannya juga belum cukup karena prosedur
tetap mengandalkan manusia dalam melakukan prosesnya. Untuk itu maka dibutuhkan
sebuah aplikasi untuk menjalankan kesemua proses diatas. Aplikasi/software yang
menangani masalah Procurement ini umumnya terintegrasi dengan sistem
accounting, karena pencatatan proses dalam procurement adalah bentuk pengakuan
transaksi di sistem/accounting.
Untuk
mendapatkan solusi atau aplikasi yang bisa menangani proses procurement seperti
diatas, tidaklah diperlukan sebuah software yang besar seperti sebuah
Enterprise Resouce Planning/ERP (SAP, Oracle, Axapta, Protean, dll). Solusi
dari software local yang sudah dipakai oleh banyak perusahan, dalam hal ini
Accurate, sudah memiliki hal tersebut diatas. Yang dibutuhkan adalah Consultant
yang bisa membimbing Perusahan Anda dalam meng-implementasi sistem procurement
yang sesuai dengan kebutuhan.
B. TUJUAN PROCUREMENT
Tujuan Procurement adalah utk
memastikan agar proses pengadaan berjalan dgn lancar shg produk dan jasa yg
dibutuhkan bisa didapat di saat yg tepat, dalam jumlah yg tepat, dgn kualitas
yg tepat dan dgn harga yg tepat.
Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement
dituntut utk sejalan dgn company strategy dan business plan perusahaan, utk
memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yg ingin dicapai oleh
perusahaan. Oleh karena itu pemahaman thd konsep strategi harus dimiliki oleh
Procurement Department.
Utk bisa menyediakan produk atau jasa yg
dibutuhkan secara tepat, Procurement Department juga dituntut utk mampu mencari
supplier, menilai kemampuan supplier, memilih supplier berdasarkan kriteria
tertentu dan mengontrol kinerja supplier. Keseluruhan aktivitas mencari,
menilai & memilih supplier biasa dikenal dgn proses kualifikasi supplier,
yaitu sebuah proses yg harus dilakukan utk mendapatkan supplier yg memenuhi
standar.
Dalam kesehariannya, Procurement Department
harus menilai kinerja supplier secara teratur dan konsisten. Kinerja supplier
yg tidak memenuhi standar akan mempengaruhi kinerja perusahaan, yg efek
langsungnya mempengaruhi tingkat efisiensi, kualitas produk, kelancaran
produksi, menurunkan service level dan mengurangi keuntungan.
Utk bisa mengembangkan supplier, procurement
department tidak cukup utk hanya bisa mengenali dan menilai supplier di awal
proses kualifikasi, tetap juga harus terus mengawasi performance supplier,
memberikan masukan utk perbaikan dan menindaklanjuti semua usulan perbaikan yg
telah diberikan. Sistem scoring/grading, sertifikasi, insentif dan penalti
adalah beberapa alat yg biasa digunakan dalam kegiatan mengembangkan supplier.
Proses selanjutnya adalah membuat supplier
menjadi bagian yg tak terpisahkan dari proses pertumbuhan bisnis perusahaan.
Hal ini harus dilakukan, karena pertumbuhan bisnis perusahaan sukar utk dicapai
tanpa diimbangi oleh peningkatan kemampuan supplier. Secara ekstrim bisa
dikatakan bahwa peningkatan pertumbuhan perusahaan dibatasi oleh kemampuan
supplier yg mendukungnya.
Kerja sama antara Procurement Department dan
supplier mutlak harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration
& partnership yg mengindikasikan jenis kerja sama yg bisa dilakukan antara
perusahaan dgn supplier-suppliernya, yg lebih dari sekedar berkordinasi dalam
kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier ke perusahaan. Keberhasilan
Procurement Department bisa dinilai dari berapa banyak supplier yg loyal dan
memberikan yg terbaik kepada perusahaan.
Berikut
ini adalah poin-poin penting dalam fungsi Procurement:
1. Procurement Strategy
1. Business
Strategy
2. Analytical
Tools
2. Supplier Qualification Process
1. Supplier
Selection
2. Supplier
Appraisal
3. Supplier
Rating & Measuring
4. Supplier
Certification
3. Supplier Development & Maintenance
1. Supplier
Total Quality Performance
2. Relationship
Management
4. Negotiation & Contract
Development
5. Evaluation
REFERENCE :
